Zeitmanagement- Methoden zum Anwenden

Zeitmanagement

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Zeitmanagement- Methoden zum Anwenden: Wir helfen dir durch den Dschungel. Nachdem du im vorherigen Artikel dein Zeit,- oder auch Prioritätenmanagement schon nach einigen Zeiträubern durchforsten konntest und wir grundsätzliche Überlegungen dazu angestellt haben, möchten wir dir heute einige Zeitmanagement- Methoden vorstellen.

Wir möchten dir aber nur die vorstellen, die wir auch selbst ausprobiert haben. Verschaffe dir einen Überblick über die möglichen Zeitmanagement- Methoden und picke die für dich passende heraus.

1.       Das Eisenhower- Prinzip als Zeitmanagement- Methode

2.       Pareto Prinzip als Zeitmanagement- Methode

3.       Eat that Frog

4.       Alpen- Methode

5.       Die Pomodoro- Technik

6.       Fazit

 

1. Das Eisenhower- Prinzip als Zeitmanagement– Methode

Dwight Eisenhower, ehemaliger Präsident und General der USA, hat dieses Modell entwickelt. Nach seiner Idee teilst du deine Aktivitäten in vier Gruppen, daher auch der Name Eisenhower- Quadranten oder Matrix.

1.       Quadrant: wichtig und dringend.

2.       wichtig, aber noch nicht dringend

3.       dringend, aber nicht wichtig

4.       nicht dringend und auch nicht wichtig

Eisenhower- Matrix

Eisenhower- Matrix

 

Die vier Quadranten

1. Im ersten Quadranten finden sich deine Tätigkeiten wieder, die dringend und gleichzeitig auch wichtig sind. Diese Aufgaben solltest du sofort abarbeiten, denn es sind Krisen und Termine mit Abgabezeitpunkten oder drängende Probleme.

2. Die Aufgaben des zweiten Quadranten sind die, die wichtig, aber noch nicht dringend sind. Hier musst du Zeit investieren, denn es geht um dein Wohlbefinden. Es finden sich Aufgaben wieder, die zu deiner Gesundheit beitragen, Fortbildungen, Erholung oder auch Familienzeit.

Wir sprechen hier nicht von Egoismus, sondern davon, dass deine Gesundheit und Wohlbefinden wichtig für dein Umfeld ist. In diesem Quadranten solltest du möglichst viel Zeit verbringen und Energie investieren, denn hier liegt dein Fokus.

3. Du findest hier Aufgaben und Tätigkeiten, die nicht wichtig, aber durchaus eine Dringlichkeit haben. Im dritten Quadranten geht es vorwiegend um die Probleme und Wünsche der anderen Menschen. Eingehende E.- Mails beantworten, Telefonate führen oder sofort zurückzurufen oder Termine vereinbaren, für die Prioritäten der anderen Personen. Überlege, ob du diese Aufgaben delegieren kannst.

Obige Punkte mögen dir sehr wichtig erscheinen, aber langfristig haben die Tätigkeiten im zweiten Quadranten einen höheren Wert. Deshalb mache dir die Mühe und reduziere die Aufgaben im dritten Quadranten und kümmere dich um den zweiten Quadranten. Lege dort deinen Fokus drauf.

4. Im vierten Quadranten befinden sich Tätigkeiten, die weder dringend noch wirklich wichtig sind. Es sind die Aufgaben, die du streichen kannst, oder zumindest solltest du allen anderen Aufgaben den Vorrang geben.

Dieses Prinzip hat mir geholfen, meine Prioritäten besser zu setzen. Meine wichtigen Dinge herauszufiltern und anzugehen. Auf lange Sicht war es mir aber ein bisschen zu dogmatisch. Ein enges Korsett, aber wenn du es etwas aufbrichst, sollte es ein gutes Tool sein.

 

2. Zeitmanagement- Methoden: Das Pareto Prinzip

Ich bin der Meinung, dass es sich hier gar nicht um eine Methode handelt, sondern um ein Prinzip. Es ist ein Prinzip, genauso wie das Prinzip der Schwerkraft, nur erkennen wir es selten.

Dieses Prinzip ist nach G. Keller eine der größten Wahrheiten über Produktivität. Im Buch “The 80/20 Principle” beschreibt es R. Koch sehr schön:” Das 80/20 Prinzip besagt, dass eine Minderheit an Ursachen, Einwirkungen oder Anstrengungen üblicherweise die Mehrheit der Ergebnisse bestimmt.”

Das bedeutet, dass zum Beispiel wenige Ursachen verantwortlich für die Großzahl der Resultate verantwortlich sind. Nur ein paar exakt gemachte Eingaben erzeugen die Mehrheit der Ergebnisse.

Allgemein gesprochen heißt es, dass du mit 20% der investierten Zeit bereits 80% der Ergebnisse erreichst.

Weitere Bespiele:

1.       20/ deiner Kunden bringen dir 80% deines Umsatzes.

2.       80% der Entdeckungen werden von 20% der Wissenschaftler gemacht.

3.       20% der Straßen tragen 80% des Verkehrs.

4.       80% des Umsatzes werden von 20% der Buchautoren gemacht..

Halt! Bevor du jetzt nachrechnest: Diese Zahlen sind ein grober Richtwert und die Verteilung ist nicht in Stein gemeißelt.

Dieses Prinzip zeigt dir, dass wir zu Perfektionismus neigen und im Endeffekt musst du dich fragen: Ist das, was ich jetzt noch an Zeit investiere nötig, um meinem Ziel näher zu kommen? Frage dich, bis zu welchem Zeitpunkt das Kosten-Nutzen Maximum erreicht ist. Denn dieses Prinzip macht klar, dass es keinen linearen Anstieg von Nutzen und Aufwand gibt.

Dieses Prinzip passt nicht für jeden und ist nicht überall anwendbar, denn in einigen Bereichen der Arbeitswelt sind 100% gefragt, zum Beispiel bei Operationen, bei Fluglotsen und in anderen Branchen. Deshalb musst du unserer Meinung nach genau hinschauen, wo es praktikabel ist.

Das Pareto- Prinzip hilft dir aber, die wichtigen Dinge, die dich und dein Geschäft weiterbringen, in deinen Tagesrhythmus zu integrieren.

 

3. Eat that Frog

Diese Zeitmanagement- Methode ist mein Favorit. Ich erkläre dir, warum dies der Fall ist.

“Eat that Frog” als Zeitmanagement aus dem Buch von Brian Tracy “Küss den Frosch” ist eine sehr einfach anzuwendende Methode. Sie besagt letztlich nicht mehr als: Starte den Tag mit der schwierigsten Aufgabe, dann wirst du den Tag gewinnen.

Wissenschaftler haben herausgefunden, dass deine Willenskraft, Konzentration, Energie und Motivation nach einem guten Frühstück am höchsten ist, weil dein Blutzuckerspiegel sich eingependelt hat.

Nachzulesen sind die Zusammenhänge von Willenskraft und Blutzuckerspiegel in dem Buch “Die Macht der Disziplin” von Charles Duhigg.

Du nutzt die Tatsache, dass deine Willenskraft sich über Nacht regeneriert hat, um am Morgen die größte Hürde des Tages zu nehmen.

Zwei Fliegen mit einer Klappe:

·         Durch das Erledigen der schwierigsten Aufgabe baut sich gleich am Morgen dein Selbstvertrauen auf, da du ein Erfolgserlebnis hattest. Du bekommst das Gefühl von Fortschritt.

·         Die weiteren Aufgaben des Tages erscheinen dir vor diesem Hintergrund als einfach. Dein gutes Gefühl begleitet dich durch den Tag, dass du das Schwierigste schon erledigt hast.

Diese Zeitmanagement- Methode ist einfach anzuwenden, aber sie bringt mir sehr viel. Ich habe das Gefühl, dass sie eine große Wirkung auf mich und meine Produktivität für den Rest des Tages ausübt. Außerdem wächst durch dein Handeln, Tun und Umsetzen dein Selbstvertrauen Stück für Stück.

Erledige also die schwierigste Aufgabe gleich am Morgen, damit du den Tag gewinnst!

 

4. Zeitmanagement- Methoden: Die Alpen- Methode

Mit Hilfe dieser Methode kannst du den kommenden Arbeitstag stressfreier, aber auch effizienter planen. Der Experte L. Seiwert rät, dass du diese Methode am Abend für den nächsten Arbeitstag benutzt. Das birgt zwei Vorteile:

1. Da du den kommenden Tag planst, musst du dich am nächsten Morgen nicht mit der Planung befassen und brauchst dich nicht hineinzudenken.

2. Du planst strukturierter und sachlicher.

Als Ergebnis hast du einen guten Plan, damit du den nächsten Tag strukturiert starten kannst.

Wie du bestimmt erraten kannst, steht das Wort “Alpen” für die Anfangsbuchstaben der fünf zu durchdenkenden Stufen.

Die 5 Stufen der Methode:

1.       A= Aufgaben notieren. Notiere dir alle zu erledigenden Aufgaben.

2.       L= Länge (Zeitaufwand) der Aufgaben abwägen. Dieser Schritt ist wichtig, denn er gibt dir einen zeitlichen Überblick. Wir haben die Tendenz, die eingeplante Zeit auch tatsächlich zu nutzen (das sogenannte Parkinson- Gesetz). Plane lieber etwas weniger Zeit ein.

3.       P= Pufferzeiten einplanen. Letztlich ist es kein Widerspruch zu obigem Schritt. Einige der Tätigkeiten, die wichtig sind, ergeben sich erst im Verlauf der Aufgabe oder des Tages. Seiwert rät, dass du 40% deiner Arbeitszeit als zeitlichen Puffer einplanst.

4.       E= Entscheidungen treffen. Triff Entscheidungen und gewichte die Aufgaben des ersten Schrittes. Setze dir die richtigen Prioritäten.

5.       N= Nachkontrolle= Kontrolliere nochmals die Schritte. Hast du die richtigen Prioritäten gesetzt? Ist die wichtigste Aufgabe an erster Stelle?

Alpen- Methode

Alpen- Methode

Die Alpen- Methode ist ein Mittel, damit du dir einen guten Überblick auf die kommenden und zu erledigenden Aufgaben verschaffen kannst.

 

5. Zeitmanagement- Methoden: Die Pomodoro- Technik

Der Name dieser Technik stammt von der Form einer Tomate als Küchenuhr. Der Fokus liegt hierbei auf kurzen, aber effektiven Pausen. Du kannst diese Zeitmanagement- Methode herunterbrechen:

·         Aufgaben aufschreiben.

·         Küchenuhr (Wecker) auf 25 Minuten timen.

·         Du arbeitest mit hoher Konzentration 25 Minuten lang.

·         5 Minuten pausieren.

·         Diese Vorgehensweise wiederholst du mit 4 Einheiten, anschließend folgt eine längere Pause.

Die Zeitmanagement- Methode basiert auf der Idee, dass Pausen eine gute Investition sind und deine Konzentration wieder auf ein höheres Level bringen, denn Pausen erhöhen deine Produktivität.

Du solltest mit den verschiedenen Zeitintervallen der Arbeitsphase und der Pause etwas jonglieren. Versuche es beispielsweise mit 45 Minuten Blöcken konzentrierter Arbeit und etwas längeren Pausen.

Der Vorteil dieser Methode liegt auf der Hand, denn ohne großen Aufwand und ohne großes Nachdenken kannst du mit dieser Methode starten.

Ich selbst bin kein großer Anhänger dieser Zeitmanagement- Methode. Wenn ich gerade im Arbeitsflow und gedanklich vertieft bin, klingelt der Wecker. Im Anschluss dauert es ein paar Minuten, bis ich diese tiefe Konzentration für das Thema wieder erreiche.

Aber versuche dir selbst ein Bild davon zu machen.

 

6. Fazit

1.       Die verschiedenen Zeitmanagement- Methoden sollen dir nur eine Idee liefern, wie du dir deine Zeit besser einteilen kannst.

2.       Keine Methode ist so fest, dass sie nicht auch von dir etwas angepasst werden kann.

3.       Gerade die letzte Methode bedarf des zeitlichen Ausprobierens.

4.       Bevor du jedoch die Zeitmanagement- Methoden ausprobierst, identifiziere und eliminiere deine Zeiträuber, wie z.B. Smartphone, E.- Mails und Telefonate. Dies ist per se schon äußerst effektiv.

5.       Diese Zeitmanagement- Methoden stammen alle aus dem letzten Jahrhundert. Wir, als Menschen, noch die Zeit, hat sich geändert, wohl aber die Technik. Behalte das im Hinterkopf. Deshalb scheint es wichtig, die Zeiträuber zuerst zu finden und zu eliminieren, oder?

 

Quellen:

G. Keller: “The One Thing”, Redline Verlag

B. Tracy: “Eat that Frog”,

R. Koch: “The 80/20 Principle”

C.  Duhigg: “Die Macht der Disziplin”

Written by StefTom